من يبدأ الحديث هو الذي ينهيه، وعند الرد على التليفون يلزم أن تعرف نفسك إذا كنت في المنزل أو في العمل ولا تتكلم وأنت تأكل أو تشرب، ولا تتحدث مع آخرين في الغرفة وأنت تتحدث في التليفون.
يجب أن ترد على التليفون بطريقة هادئة أيا كانت ظروفك، عندما تطلب رقم التليفون لا تعلق السماعة قبل أن تسمع ست رنات حتى تعطي الفرصة للطرف الآخر للرد.
أخطر الطرف الآخر المتحدث إذا كان هناك آخرون يسمعون الحديث إن كانت المكالمة جماعية وإذا دخلت مكتب أحد ووجدته يتحدث في التليفون أعتذر وأخرج مؤقتاً حتى ينهي حديثه.
إذا كنت تتحدث مع شخص وانقطع الاتصال عاود الاتصال بالطرف الآخر ثانية وإذا كنت المتلقي انتظر دقيقة أو دقيقتين حتى يطلبك.
يجب أن يكون الهدف من المكالمة التليفونية في مكان العمل إنجاز مهام رسمية أو اجتماعية خاصة بالعمل وليس وسيلة للثرثرة وتضيع الوقت، ومن الآداب أن تذكر لمحدثك أنك سعيد لنحادثته وإن تكون مبتسماً وأنت تتحدث.